Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Widget HTML #1

Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuat Surat Penawaran dan Contoh Surat Penawaran yang Menarik

Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuat Surat Penawaran dan Contoh Surat Penawaran yang Menarik - Setiap perusahaan yang berupaya untuk lebih maju dan berkembang, pastinya akan melakukan berbagai cara, salah satunya adalah mencari dan menambah relasi dengan menawarkan barang/jasa produksinya.

Pengertian Surat Penawaran

Surat penawaran atau dikenal dengan istilah oferte merupakan sebuah surat yang ditulis dan dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan produk atau jasa yang diproduksinya.

Surat penawaran harus dibuat dengan jelas dan sistematis agar calon konsumen memahami maksud dan tujuan surat yang ditujukan tersebut. Pengertian surat penawaran mudah dipahami karena bentuk suratnya cukup mudah dipelajari.

Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuat Surat Penawaran dan Contoh Surat Penawaran yang Menarik
Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuat Surat Penawaran dan Contoh Surat Penawaran yang Menarik. Foto oleh AlphaTradeZone

Cara Membuat Surat Penawaran.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan cara membuat surat penawaran yang baik dan efektif. antara lain.

  1. Jika penjual telah menerima surat permintaan penawaran dari calon konsumen, maka bacalah surat tersebut dengan saksama agar apa yang dikehendaki calon konsumen dapat terpenuhi dengan baik.
  2. Hubungkan surat penawaran dengan surat permintaan dari calon konsumen dengan cara menunjukkan tanggal dan nomor permintaan.
  3. Cara membuat surat penawaran berikutnya adalah gunakan gaya bahasa yang menarik dan santun untuk menarik minat konsumen.
  4. Jangan lupa untuk memerinci produk yang ditawarkan agar tidak ada keraguan bagi konsumen pada saat akan membelinya.
  5. Pastikan gambaran produk diberikan dengan jelas bahwa produk berkualitas tinggi.
  6. Ada ketentuan harga yang pasti bila ada potongan harga dan harus menarik.
  7. Cara membuat surat penawaran selanjutnya adalah tambahkan penjelasan mengenai cara pengiriman dan pembayaran yang aman serta mudah.
  8. Tambahkan brosur, pamflet atau contoh produk yang menarik.
  9. Menjelaskan sifat penawaran apakah berupa penawaran bebas, terikat atau berjangka.

Struktur Surat Penawaran

Agar surat yang ditulis mudah dipahami oleh calon konsumen, maka surat harus dibuat dengan menggunakan struktur surat penawaran yang jelas dan sistematis. Oleh karenanya, penting bagi seorang penjual untuk memerinci dan menjelaskan secara lengkap tentang produk atau jasa yang ditawarkan.

Berikut ini struktur surat penawaran yang perlu diperhatikan dan dilengkapi dengan baik.

1.  Nama dan macam barang

Nama dan macam produk hendaknya dijelaskan dengan jelas, baik merk ukuran atau tipenya. Lampirkan juga brosur, pamflet dan gambar yang menarik. Contoh, Televisi 29 inch merek Sharp, Tegangan 2020 Volt buatan PT. Nasional.

2.  Kualitas/Mutu barang

Untuk menjelaskan terkait kualitas dapat dinyatakan dengan tipe sebagai ukuran seperti disebutkan kualitas gula SAS, kopi, minuman Teh, BOP, dan lainnya.

3.  Kualitas/Jumlah barang

Adapun indikator yang digunakan untuk menjelaskan kualitas atau jumlah barang dapat digambarkan dengan satuan kg, kuintal, ton, lusin, gross, peti, kodi, buah, unit, karung, barel, dan lainnya.

4.  Harga barang

Agar deskripsi harga barang lebih terperinci dan jelas perhitungannya, harga barang dapat ditulis dalam daftar harga. Harga yang disebutkan hendaknya berupa harga satuannya, per kg, per buah, per unit, per kuintal, dan lainnya.

5.  Syarat Pembayaran dan Penyerahan

Harus jelas bagaimana barang diserahkan adan dibayar. Sampai mana barang diserahkan dan siapa yang harus membayarnya.

Adapun cara pengiriman dapat dilakukan sebagai berikut.

  • Via darat menggunakan mobil, kereta api, baik diantar oleh perusahaan, baik dikirimkan melalui distributor atau diambil sendiri oleh konsumen.
  • Jika via darat, dapat digunakan kapal laut oleh perusahaan angkutan laut.
  • Melalui udara tentunya dapat lebih cepat sampai dengan menggunakan pesawat kargo, terutama untuk barang yang tidak tahan lama.
  • Bisa via Pos giro, namun bersifat terbatas jumlah atau kuantitasnya.
Sedangkan cara pembayaran dapat dilakukan,

  • Via bank yang lebih terjamin keamanannya.
  • Pos Wesel di kantor pos.
  • Pembayaran langsung oleh pembeli kepada penjual
  • Atau penjual mengantarkan barang kepada pembeli dan dilakukan pembayaran tunai.
6.  Potongan Harga

Untuk menambah ketertarikan calon pembeli, berikan potongan harga yang menarik kepada pembeli.

7.  Sifat Penawaran

Jelaskan pula mengenai sifat penawaran yang akan disepakati antara penjual dan pembeli, seperti berikut ini.

  • Penawaran terikat, yang artinya tidak ada perubahan terhadap kondisi barang yang ditawarkan, bila ada perubahan seperti jumlah, harga atau lainnya dan harus dilakukan pemberitahuan terlebih dahulu kepada pembeli.
  • Penawaran bebas, berupa kesepakatan yang sewaktu waktu dapat berubah dan tidak perlu pemberitahuan terlebih dahulu kepada pembeli.
  • Penawaran berjangka yang sifatnya penawaran berlaku dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Contoh Surat Penawaran yang Menarik

Berikut ini contoh surat penawaran berdasarkan proses/latar belakang yang terjadi, simak dengan saksama.

Surat Penawaran berdasarkan permintaan pembeli

Artinya penjual dalam menawarkan barang/jasa terlebih dulu telah menerima surat permintaan penawaran dari pembeli. Penjual hanya perlu mencantumkan nomor dan tanggal surat permintaan dalam surat penawaran yang dibuatnya.

PT. BINA SEJAHTERA
Jalan merdeka raya 100
Kebumen

Nomor    : 004/PW/22                                                                                    9 September 2022
Lamp      : - 
Hal         : Penawaran barang Elektronika

Yang terhormat
Pemilik Toko Jaya
Jalan Haji Jazuli
        Cilacap

Dengan hormat

    Memenuhi surat permintaan Saudara tertanggal 5 September 2022, bernomor 012/PW/22 mengenai barang-barang elektronika dengan ini perkenankanlah kami menawarkan secara terbuka sebagai berikut
        a.    Jenis barang    :    Dispenser
               Voltage            :    no 720/75 Watt
               Buatan             :    Jerman 2021
               Harga pasti      :    Rp 200.000,00 per unit

        b.    Jenis barang    :    Lemari es
               Merk                 :   Indojaya
               Ukuran/type     :    VI/1500/12 feet
               Buatan             :    Jerman 2021
               Harga Pasti      :    Rp 3.000.000,00 per unit

Keterangan:
  1. Harga tersebut sudah termasuk P.P.N
  2. 50 % dibayar pada memesan barang
  3. 50 % setelah barang diterima
  4. Pengiriman 2 hari setelah pembayaran 50 % dan pengiriman langsung kepada alamat Saudara
    Demikianlah penawaran dari kami dan untuk selanjutnya kami menunggu pesanan Saudara.
        Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.

                                                                                                                       Hormat kami
                                                                                                                      Bina Sejahtera


                                                                                                                          Irwan Fyn
                                                                                                                    Manajer Penjualan
    

Post a Comment for "Pengertian Surat Penawaran, Cara Membuat Surat Penawaran dan Contoh Surat Penawaran yang Menarik"