Kaidah Kebahasaan Surat Dinas - Analisis Penggunaan Bahasa Surat Dinas Paling Mudah

Pastinya kamu pernah membaca dengan detail kaidah kebahasaan surat dinas. Bagaimana ragam bahasanya dan seperti apa penggunaan bahasa surat dinas tersebut. 

Surat dinas mempunyai fungsi dan kegunaan yang jelas. Mengingat fungsinya yang penting, bahasa dalam surat dinas juga perlu mendapatkan perhatian yang baik. Penulisan surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku atau formal, bukan bahasa santai seperti dalam surat pribadi nonresmi. Dengan demikian, perlu adanya analisis penggunaan bahasa surat dinas. Fungsi dan kegunaannya, antara lain:

1. Sebagai pedoman pekerjaan;
2. Alat bukti/dokumen lemabaga;
3. Pemberi informasi bagi lembaga lain/khalayak;
4. Alat pengikat sekaligus sebagai arsip;
5. Bukti perkembangan suatu lembaga atau instansi.

Kaidah kebahasaan surat dinas. Foto: Pixabay

Guffey (2006) menjelaskan bahwa ada 3 prinsip dasar dalam penyusunan surat dinas, yaitu sebagai berikut.

1. Menyampaikan tujuan informasi atau pesan dalam surat dinas harus jelas.
2. Tulisan yang dibuat hendaknya dilakukan secara hemat/ekonomis, singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.
3. Berorientasi pada pembaca, artinya mudah dimengerti.

Sedangkang menurut Sabariyanto (1998) menjelaskan bahwa untuk dapat menyusun surat dinas yang baik, seorang penyusun surat harus mempehatikan hal-hal berikut.

1. Bahasanya mudah dimengerti.
2. Struktur kalimat harus baik dengan menggunakan fungsi kata yang lengkap, Seperti ada subjek,predikat, dan objek.
3. Bahasa harus jelas dan hati-hati dalam menyusun kalimat.
4. Jangan sampai salah tulis, salah ejaan, atau salah informasi.

Selain itu, ada beberapa hal yang harus dicermati berkaitan dengan penggunaan bahasa surat dinas adalah sebagai berikut.

1.  Paragraf dan Kalimat

Paragraf tersusun dari beberapa kalimat yang dihubungkan secara kohesi dan koherensi yang terdiri dari satu kalimat utama dan lainnya sebagai penjelas. Namun dalam surat dinas, terdapat paragraf yang hanya terdiri atas satu kalimat.

Contoh: "Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih."

Sedangkan untuk penulisan kalimat dalam paragraf hendaknya singkat, jelas, dan tidak menimbulkan salah tafsir.

2.  Ejaan dan Tanda Baca (Pungtuasi)

Penggunaan ejaan harus mengikuti aturan dan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan ejaan.

a)  Penulisan huruf kapital

Seperti penulisan nama orang, nama jalan, kata ganti orang, nama lengkap, dan nama organisasi ditulis dengan huruf kapital.

Contoh:

• Drs. Prayitno
• Jalan Pangeran Bumidirjo No. 14 Kebumen
• Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
• CV Berkah Ikhtiar

b)  Penulisan kata turunan

Artinya kata yang sudah mendapatkan perubahan baik berupa penambahan imbuhan, pengulangan, dan lainnya. Khusus dalam penambahan imbuhan pada kata dasar, baik sisipan, akhiran, dan gabungan, maka penulisannya harus lengkap.

Contoh: 

• Undang menjadi mengundang
• Beri tahu menjadi memberitahukan
• Sampai menjadi menyampaikan

c)  Penulisan kata ulang

Salah satu tujuan penulisan kata ulang adalah menyatakan bentuk jamak yang ditandai dengan tanda hubung (-) pada kata dasar yang diulang. 

Contoh:

• barang menjadi barang-barang
• kursi menjadi kursi-kursi
• sayur menjadi sayur-mayur

d)  Penulisan gabungan kata

Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Gabungan kata yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai. Contoh: pertanggungjawab, memberitahukan, menyebarluaskan.
• Gabungan kata yang sudah padu ditulis serangkai. Contoh: daripada, perihal, kepada, andaikata.
• Gabungan kata yang dapat menimbulkan salah tafsir ditulis dengan membubuhkan tanda hubung. Contoh: bapak-ibu kami, ibu-bapak kami.

e)  Penulisan kata ganti

Penulisan kata ganti orang digunakan sebagai sapaan ditulis dengan huruf kapital

Contoh:

• Atas kehadiran Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
• ... berharap dapat diterima menjadi karyawan di perusahaan Bapak/Ibu pimpin.
• Partisipasi Bapak/Ibu sangat kami harapkan.

f)  Penulisan kata depan

Penulisan kata depan berbedan dengan imbuhan. Kata depan harus ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. Biasanya merujuk pada kata keterangan, baik tempat maupun waktu.

Contoh:

• di lapangan
• dari Jakarta
• ke sekolah
• di malam hari

g)  Penulisan unsur serapan

Untuk penulisan kata serapan disesuaikan dengan kaidah tata tulis unsur serapan dalam PUEBI. Dalam penulisan surat dinas, bahasa yang digunakan harus baku dan standar.

Contoh:

• system menjadi sistem
• quality menjadi kualitas
• quantity menjadi kuantitas

h) Penggunaan tanda baca.

Surat dinas menjadi acuan bagi tata tulis surat secara umum. Oleh karenanya, dalam penulisan surat dinas, penggunaan tanda baca menjadi bagian penting agar tidak menimbulkan penafsiran berbeda antara penulis dengan pembaca.

3.  Tanda-tanda Koreksi

Bentuk tanda koreksi bermacam-macam disesuaikan dengan kebutuhan sebagai tujuan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaan surat. Berikut ini beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada penulisan surat dinas.

Contoh:

• Kepada yth (salah) 
• Yth Kepala Sekolah Maju Terus (salah)
• Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih (salah)

• Yth. (benar)
• Yth. Kepala Maju Terus (benar)
• Atas perhatian Saudara, saya mengucapkan terima kasih (benar)

Nah, demikian beberapa hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan kaidah kebahasaan surat dinas dan analisis penggunaan bahasa surat dinas. Pada dasarnya penggunaan bahasa dalam surat dinas mencakupi paragraf dan kalimat, ejaan dan tanda baca, serta tanda koreksi. Semuanya harus diperhatikan dengan baik agar surat dinas yang ditulis mempunyai tujuan yang jelas, hemat, jangan sampai salah tulis, struktur kalimat harus baik, dan bahasa harus mudah dimengerti oleh pembaca.