Ciri Surat Dinas dan Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar

Ciri Surat Dinas dan Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar - Pernahkah kamu membaca sebuah surat dinas? Menurut kamu, bagaimana isi dan sistematika penulisan surat dinas tersebut? Mudahkah dideskripsikan dengan jelas atau hanya membuatmu bingung? Baik, mari kita ulas bersama, contoh sistematika surat dinas yang benar.

Surat dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh kantor pemerintah, instansi atau lembaga resmi lainnya. Ciri-ciri yang menjelaskan surat dinas adalah terdapat kop surat, nomor surat dan stempel instansi atau lembaga. Isi surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta. Biasanya berupa penyampaian pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas, dan kepentingan kedinasan yang lain.

Contoh Sistematika Surat Dinas. Foto: Pixabay

Surat dinas disebut juga surat resmi. Kenapa demikian, karena penggunaan bahasanya bersifat resmi bahkan penulisannya pun menggunakan format resmi. Lantas, bagaimana perbedaan antara surat dinas dan surat pribadi? Berikut penjelasannya.

1. Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga;
2. adanya nomor surat dan lampiran;
3. adanya salam pembuka ataupun salam penutup;
4. adanya stempel instansi atau lembaga;
5. penggunaan bahasa resmi untuk surat dinas.

Surat dinas memiliki ciri-ciri khusus sebagai berikut.

1. Format dan bentuk surat sesuai ketentuan yang ditetapkan lembaga.
2. Isinya tepat sasaran dan tidak bertele-tele.
3. Bahasanya komunikatif, jelas, padar, dan baku.
4. Surat dinas ditujukan untuk perseorangan atau lembaga.

Kembali pada pembahasan utama, untuk mampu mendeskripsikan surat dinas dengan baik, maka perlu mempelajari Ciri Surat Dinas dan Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar sebagai berikut.

Sistematika Surat Dinas

1.  Kepala Surat

Prosedur penulisan nama instansi tanpa disingkat, ditik, dan terletak di tengah-tengah. Kepala surat berisi lengkap, yang terdiri atas:

• nama instansi
• alamat lengkap
• nomor telepon
• nomor kotak pos
• alamat kawat
• lambang/logo

2.  Tanggal Surat

Nama tempat pada tanggal surat tidak perlu dicantumkan, karena sudah ditulis pada kop surat atau kepala surat. Tanggal surat terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah.

Contoh: 15 Februari 2022

3.  Nomor Surat

Nomor surat termasuk dalam kategori surat resmi. 

Contoh: No: 15/UM/XI/2022

4.  Lampiran Surat

Ada tata cara yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran dan nomor surat, seperti:

a)  Ditulis semua atau disingkat semua

     Contoh 1

     Nomor      : 15/UM/XI/2022

     Lampiran  : 1 bendel

     Contoh 2

     No.           : 15/UM/XI/2022

     Lamp.      : 1 bendel

b)  Ditulis dengan huruf bukan dengan angka

     Contoh:

     Lampiran: lima lembar (Benar)

     Lampiran: 5 lembar (Salah)

5.  Hal/Perihal

Isi atau inti surat secara singkat tergambar pada bagian hal/perihal. Penulisannya harus lebih khusus, berwujud frasa dan dimulai dengan huruf kapital, serta tidak diakhiri dengan tanda titik atau pun garis bawah.

Contoh: 

Hal: Permohonan Bantuan

6.  Alamat yang dituju

Penulisan alamat surat harus bersamaan dengan nama orang atau jabatan, nama jalan dan kota. Tidak perlu menggunakan kata "kepada". Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat. Ditulis "Yth." sebagai ganti "kepada" di depan nama orang.

Contoh:

Yth. Kepala SMKN 1 Kebumen

Jalan Cemara 37 Kebumen

7.  Aline Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat agar pembaca memperhatikan isi surat. Penggunaan bahasa harus baik dan benar, karena kalimat pembuka menjadi salah satu hal yang sangat penting dalam surat. Berikut varian kalimat pembuka yang dapat digunakan, sebagai berikut.

• Dengan ini kami memberitahukan ...
• Bersama ini kami sampaikan kepada ...
• Membalas surat Saudara tertanggal ...
• Berkenaan dengan surat Saudara tertanggal ...
• Berdasarkan surat edaran ...
• Sehubungan dengan surat ...
• Dalam rangka memperingati ...
• Dalam upaya meningkatkan ...

8.  Alinea Isi

Pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, disampaikan, dikemukakan pengirim surat tergambar dalam bagian alinea isi. Agar isi surat mudah dipahami oleh penerima, maka isi surat harus diuraikan dengan bahasa yang sederhana, lugas, dan logis agar tidak menimbulkan salah tafsir. Berikut hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun alinea isi.

1. Hindari penggunaan akronim dan istilah yang belum lazim.
2. Hindari penggunaan kalimat tidak efektif dan bertele-tele.
3. Tuliskan isi dalam satu paragraf.

9.  Alinea Penutup

Dalam menulis penutup surat dinas tidak boleh menggunakan sapaan orang ketiga seperti kata "-nya", melainkan gunakan kata "Bapak/Ibu". Kemudian gunakan variasi ungkapan dan setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma.

Contoh:

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

10.  Identitas Penulis Surat

Ada aturan yang perlu ditaati dalam penulisan identitas penulis surat, di antaranya:

• nama terang ditulis tanpa menggunakan kurung
• penulisan a.n. titik pada sebelah kiri nama jabatan
• ditulis tanpa menggunakan nama kantor.

11.  Pengesahan Pihak Berwenang

Penanda surat bahwa itu adalah surat yang sah adalah jika sudah mendapatkan tanda tangan dan stempel lembaga.

12.  Tembusan

Fungsi tembusan adalah untuk mengetahui kepada siapa saja surat itu dikirimkan oleh penulis surat, selain kepada pihak yang dituju.

Berikut Contoh Surat Dinas

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1
KEBUMEN

Jalan Cemara 37 Karangsari Kebumen Kode Pos 54351 Telepon 0287-381132
           Faksimile 0287-382231 Surat Elektronik: smkn1.kebumen@yahoo.com          

12 Oktober 2021

Nomor   : 010/PK/60/X/2021

Perihal   : Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu Guru

SMK Negeri 1 Kebumen

Assalamualaikum w.r. w.b.

Dengan hormat,

Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Sekolah mengenai adanya sistem baru ujian semester untuk peserta didik demi tercapainya pembelajaran yang efektif, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu Guru untuk menghadiri rapat pembahasan sistem tersebut yang akan dilaksanakan pada:

hari        : Senin

tanggal  : 17 Oktober 2021

waktu     : 07.30 WIB - selesai

tempat   : Tribun SMK Negeri 1 Kebumen

Mengingat pentingnya agenda kegiatan ini, kami mohon kepada Bapak/Ibu Guru dapat hadir mengikuti acara tersebut tepat waktu.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu Guru kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum w.r. w.b.

Kepala Sekolah

Drs. Prayitno

  NIP. 19620412 198603 1 029

Semoga bermanfaat.....